Referat Bestyrelsesmøde
Halbestyrelsen Mandag den 3. September 2018 - Kl. 18.00
Indkaldte: Morten B Jørgensen (MBJ) Hans Clausen (HC) Klaus M Ravn (KMR) Ole Midtgaard (OM), Lars Nielsen (LN), Lars Jørgensen (LJ) Per Madsen (PM)
Henrik Mortensen (HM) (ikke Bestyrelsesmedlem) og Edna Tobiasen (ET) (ikke Bestyrelsesmedlem)
Dagsorden
1) Siden sidst (referat fra sidst underskrives)
Referat blev underskrevet af bestyrelsesmedlemmer
2) Nyt fra Formanden.
Formanden berettede om hvad der var blevet arbejdet med siden sidste bestyrelsesmøde, og især sager som Alkoholbevilling og evt. tilbygninger havde været meget tidskrævende.
3) Regnskabsanalyse 1/1-2018- 30/6-2018
HM gennemgik indtægter og udgifter og der blev gjort rede for evt. afvigelser, HM var trods et skuffende halvår fortrøstningsfuld og indstillet på at nå målet når året er omme.
4) Sognearkivet
MBJ forklarede hvordan han og LJ havde afholdt møder med Esbjerg kommune og sognearkivet, og hvorledes KAC havde fremlagt projektbeskrivelse og ønsker. Vi afventer nu et evt. svar fra kommunen og om planen sættes i værk.
5) Fremtidige investeringsplaner
HM havde kategoriseret 2 grupper af fremtidige investeringer, det blev besluttet at gulvet i hallen skal renoveres i 2019 samt der laves mødelokale 3 også i 2019.
Der indhentes tilbud til større projekter ”Dommeraltan i hallen” (LN) LED belysning i centeret.Der indhentes tilbud minimum 2 steder fra. Med forventet besparelse. Frifelt el, Nørremarkens elservice. Og HM snakker med Darum hallen om hvad de har gjort.
(HM,KMR) Fryserum i forbindelse med køkken (HM indhenter priser til videre proces) Maling af hal og kultursal (HM indhenter tilbud/sponsorat ved Lokal malervirksomhed) det blev besluttet at indhentede tilbud skulle fremlægges på næste bestyrelsesmøde og der derefter laves plan for fremtidige investeringer.
HM og LJ laver en vedligeholdelses budget. Med henblik på at få lavet en vedligeholdelses konto til større vedligeholdelses projekter.
6) Nyt fra Centerleder:
Afholdte arrangementer 1. Halvår
HM berettede om afholde arrangementer i 1. halvår 2018
Forventninger og arrangementer 3. kvartal
HM fortalte bestyrelsen om 2. halvårs aktiviteter og om en positiv fremgang i såvel haltider samt private arrangementer.
Nyt fra personalefronten
Personalesammensætningen blev gennemgået og HM udtrykte ønske om flere hænder i dagtimerne, grundet flere mennesker i centeret og en forbedring af nuværende rengøringsstandard. Der blev besluttet at Stine Simonsen anættes på fastløn også for derved at kunne ramme budget mere præcist.
Caféen og udfordringer
HM fortalte om udfordringer vedr. Caféens omsætning, og hvorledes vi i samarbejde med andre centre i området havde tilpasset priser samt menükort.
KAC vs. Asyl Syd
KAC bestyrelsen fremlagde forslag til viderebearbejdelse i HIF bestyrelsen, Centerlederen fortalte om udfordringer og løsninger mht. Asyl syd og hvordan dette var forsøgt løst i samarbejde med HIF.
Status på haltider efterår
En lille fremgang i haltider men stadig plads til flere fodboldtimer, dette arbejder HIF videre med.
PM snakker med HIF om regulering af priser i forhold til udløbne kontrakt mellem KAC og HIF.
Hygge/arbejdsdag m. Bestyrelsen
blev planlagt til Lørdag 12. Januar hvor bestyrelse samt påhæng mødes i hallen til en hyggelig arbejdsdag med efterfølgende møde og socialt samvær.
7) 10 min. Uden centerleder
8) Eventuelt
Bestyrelsen forespurgte om vedligeholdelse af p-plads, (HM kontakter kommunen mht. dette) man ville i bestyrelsen også gerne at man finder en alternativ løsning vedr. vognen med markedsføringsskilt af Egebæk-Hviding ved Egebækvej. HM kontakter ejer af vognen og der findes en holdbar løsning.
Næste bestyrelsesmøde: 6/11-2018 kl 18.00
Med venlig hilsen
Henrik Roed Mortensen
Referent